E-zwolnienie w praktyce

Możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich istnieje już od 1 grudnia 2016 r. Jednakże od 1 grudnia 2018 r. lekarze mają obowiązek wystawiania tzw. e-zwolnienia. Czy placówki medyczne są przygotowane na te zmiany? Jak teraz będzie wyglądać proces wystawiania L4? Czy pacjenci są świadomi co do posiadanych możliwości? Prześledźmy jak będzie wyglądać e-zwolnienie w praktyce.

Niestety nie wszystkie placówki medyczne są przygotowane do informatyzacji wystawiania zwolnień lekarskich. Sprzeciwy ze  środowiska lekarskiego były i w dalszym ciągu są podnoszone. Niemniej jednak rewolucja się dokonała, a konieczność radzenia sobie z e-zwolnieniami stała się faktem.

 

Jak wystawić e-zwolnienie w praktyce?

Zgodnie z założeniami, procedura wystawiania e-zwolnień ma wyglądać następująco:

• lekarz posiada sprzęt komputerowy i oprogramowanie spełniające niezbędne wymagania,
• lekarz posiada dostęp do internetu,
• w razie konieczności wystawienia L4, dane do systemu wpisuje asystent medyczny,
• lekarz podpisuje e-zwolnienie za pomocą certyfikatu z ZUS / kwalifikowanego podpisu elektronicznego / podpisu zaufanego,
• e-zwolnienie udostępniane jest pracodawcy pacjenta za pośrednictwem platformy ZUS.

Powyżej opisany proces nie wydaje się być skomplikowanym. Dodatkowo lekarz nie traci cennego czasu na wypisywanie papierowego zwolnienia lub wpisywanie danych do systemu. Zgodnie bowiem z założeniami dane wpisywać będzie asystent medyczny.

 

Brak internetu? Alternatywny formularz

Pomimo tego, że opisany powyżej proces wydaje się być łatwym i przyjemnym, w praktyce może pojawić się szereg okoliczności problematycznych. Naprędce nawet jestem w stanie wymyślić kilka możliwych scenariuszy. Na przykład, co w sytuacji, gdy lekarz nie będzie miał dostępu do internetu? A co, gdy zepsuje mu się komputer? Dodatkowo, mogą pojawić się problemy z podpisem elektronicznym. Wszelkie powyżej opisane sytuacji sprowadźmy do jednego twierdzenia: co w sytuacji gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-zwolnienia?

Na wypadek wystąpienia sytuacji awaryjnych, lekarze muszą mieć wydrukowane tzw. druki alternatywne. Są to papierowe formularze, wcześniej wydrukowane z systemu informatycznego. Lekarz może wystawić maksymalnie 150 takich druków. Warto wspomnieć, że każdy taki druk opatrzony jest zarejestrowanym w systemie numerem. Wypisane zwolnienie lekarskie lekarz przekazuje pacjentowi, który następnie przedkłada go pracodawcy.

Jednakże wypisanie papierowego druku nie oznacza końca działań związanych z tym L4. Następnie lekarz, w terminie 3 dni od jego wystawienia ma obowiązek jego zelektronizowania. Oznacza to konieczność wpisania przez lekarza danych do systemu, w celu przekazania do ZUS.

 

E-zwolnienia a wizyta domowa

Powstaje także pytanie, w jaki sposób powinien zachować się lekarz w trakcie wizyty domowej. Czy powinien nosić ze sobą laptopa? A może powinien prosić pacjenta o możliwość skorzystania z jego sprzętu? Albo czy powinien wystawiać e-zwolnienie dopiero po powrocie do przychodni? Na szczęście, nasz prawodawca przewidział także ten scenariusz. W przypadkach wizyt domowych, lekarz powinien mieć przy sobie uprzednio wydrukowane formularze zwolnienia.

 

Problemy po stronie pracodawcy

Jakkolwiek, od 1 grudnia wszystkie podmioty lecznicze są obowiązane do stosowania e-zwolnień, to zasada ta nie dotyczy wszystkich pracodawców. Jak zatem wygląda e-zwolnienie w praktyce, gdy pracodawca nie zalogował się na platformie ZUS?

Dla przypomnienia warto wspomnieć, że wyłącznie pracodawcy zatrudniający powyżej 5 pracowników mają obowiązek posiadania konta na platformie ZUS. Inni pracodawcy mogli lecz nie musieli zakładać tam konta. Zatem z pewnością gro pracodawców konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS nie posiada. Zatem w jaki sposób dostarczyć im e-zwolnienie?

Lekarz wypełniając e-zwolnienie ma możliwość zobaczenia w systemie czy dany pracodawca także korzysta z systemu. Jeżeli nie, wówczas lekarz ma obowiązek wydania pacjentowi wydruku e-zwolnienia. Następnie pacjent już we własnym zakresie dostarcza dany dokument pracodawcy.

 

Zakaz kserowania e-zwolnień

Zgodnie z powyższym w sytuacji braku konta w systemie przez pracodawcę pacjenta, podmiot leczniczy wydaje pacjentowi wydruk z systemu. W tożsamy sposób lekarz będzie działał w razie prośby pacjenta o dokonanie wydruku. Realizacja tej prośby stanowi bezwzględny obowiązek lekarza.

Istotną kwestią jest również brak możliwości wykonywania kserokopii formularzy czy wydruków z systemu. Wszelkie dokumenty podpisane podpisem elektronicznym udostępnia się w sposób zachowujący ich integralność. Oznacza to, że dokument taki musi być możliwości do zweryfikowania przez odbiorcę.

 

Co w przypadku błędnego wypełnienia formularza?

Gdy w e-zwolnieniu pojawi się błąd, możliwe są dwa scenariusze. Pierwszy i najprostszy, zakłada poprawienie błędu występującego w e-zwolnieniu w systemie ZUS. Wówczas informacja o poprawieniu omyłki automatycznie pojawia się w systemie ZUS – zarówno na koncie pracodawcy, jak i pacjenta.

Jeżeli lekarz wystawił e-zwolnienie z błędem, a pracodawca nie posiada konta w systemie ZUS, wówczas lekarz obowiązkowo poinformuje pracownika o zaistnieniu błędu. To na nim będzie spoczywał obowiązek przekazania informacji pracodawcy. Na lekarzy spoczywa także obowiązek pisemnego poinformowania o pomyłce pacjenta. Informacje o błędzie lekarz musi przekazać w terminie 3 dni od jego ustalenia.

Natomiast, gdy lekarz w błędny sposób wystawił alternatywny druk zwolnienia, wtedy ma obowiązek jego anulowania i wystawienia nowego. Gdy dzieje się to podczas wizyty, lekarz od razu wydaje pacjentowi nowe zaświadczenie. W pozostałych przypadkach konieczne jest wysłanie poprawionego zwolnienia do pacjenta.

 

Niewątpliwie wprowadzenie e-zwolnień będzie rewolucyjną zmianą w systemie opieki zdrowotnej. Niemniej jednak zmianę tę należy ocenić pozytywnie. Z pewnością jest to krok przybliżający nas do pełnej elektronizacji dokumentacji medycznej. A o tym jak e-zwolnienie będzie funkcjonowało w praktyce z pewnością przekonamy się w najbliższych miesiącach.